TrustLube ontwikkelt en produceert al zo’n tien jaar innovatieve smeeroplossingen voor de maritieme-, bagger-, offshore-, (petro)chemische- en foodindustrie. Een tak van sport die ondanks het zware economische getij nog steeds gestaag groeit. En TrustLube? Die groeit versneld mee. Niet alleen in opdrachten, maar ook in het aantal medewerkers en vestigingslocaties. Chiel van Daelen vertelt, ‘vandaag zijn er wereldwijd zo’n 25 TrustLube medewerkers actief en volgend jaar zijn er dat naar alle waarschijnlijkheid zo’n kleine 50. Sinds eind vorig jaar hebben wij naast het hoofdkantoor in Oud Gastel ook een Asia Pacific vestiging in Singapore, wie weet komt er dit jaar nog wel een nieuwe vestiging bij? Onze aanpak is uniek en succesvol vandaar dat steeds meer opdrachtgevers de weg naar TrustLube weten te vinden’. ‘Geen tijd om te verslappen dus, maar een uitgelezen kans om te kijken hoe wij onze toekomstige schaalvergroting optimaal kunnen stroomlijnen’ vult Chiel aan. 

Logische stap

In het begin van 2013 is TrustLube gestart met de implementatie van het revolutionaire Microsoft Dynamics AX systeem. Een logische stap als men bedenkt dat ICT de TrustLube doelstellingen ten aanzien van groei en internationalisatie moet ondersteunen. Maar misschien is er nog wel een belangrijkere reden. TrustLube ontwikkelt klant specifieke smeeroplossingen die 24 uur per dag, 365 dagen per jaar volledig zelfstandig moeten kunnen opereren. Overal ter wereld onder de meest extreme omstandigheden. Kwaliteit, innovativiteit en een optimale informatievoorziening zijn hierbij onontbeerlijk. Zaak dus om alle bedrijfsprocessen optimaal te ondersteunen met ICT-oplossingen die realtime en volledig geïntegreerd kunnen samenwerken. ‘Geen enkele vestiging of afdeling werkt straks nog met een ‘eigen’ ICT-systeem, iedereen wordt aangesloten op het centrale ‘TrustLube Dynamics’ systeem. Dit bevordert de informatievoorziening en efficiëntie van de bedrijfsvoering’, aldus een ambitieuze Chiel van Daelen.

Duidelijke keuze

‘Wij hebben diverse ERP opties bestudeert maar kwamen al snel uit op Microsoft Dynamics AX 2012. Een bewuste keuze omdat dit systeem veel overeenkomsten vertoont met de denk en werkwijze van onze organisatie’, vertelt Chiel van Daelen. ‘Het is een allesomvattende automatiseringsoplossing die door de stroom van informatie zorgt voor efficiëntere bedrijfsprocessen. Daarnaast sluit de modulaire opbouw perfect aan op onze huidige bedrijfs-, productiviteits-, kwaliteits-, communicatie-, en informatieprotocollen. Het is een gebruiksvriendelijk en zeer toegankelijk systeem. Zeker omdat wij op dit moment al gebruik maken van diverse Microsoft applicaties. Dankzij Microsoft Dynamics AX kunnen wij al onze applicaties aan elkaar knopen tot een groot geïntegreerd kennis- en communicatienetwerk. De SharePoint optie voorziet onze engineers van één centrale werkruimte waarbinnen zij eenvoudig de complete projectadministratie inclusief grote CAD/CAM documenten kunnen delen en beheren, mutaties en bewerkingen hoeven nog slechts eenmalig doorgevoerd te worden. Hierdoor zijn niet alleen wij, maar ook onze klanten altijd op de hoogte van de juiste productspecificaties en modificaties’, aldus Chiel. ‘Tevens kunnen wij met Dynamics AX eenvoudig onze workflow beheersen. Niet alleen de voorraad wordt automatisch beheerd ook de inkoop wordt geoptimaliseerd en de productie en assemblage worden ingepland. Dit stelt ons in staat om onze smeeroplossingen altijd ‘just in time’ te implementeren en monteren bij klanten. Want wij realiseren ons als geen ander dat de continuïteit van de bedrijfsvoering nooit mag worden belemmerd of vertraagd door onze werkzaamheden’.

Co-creatie tijdens de implementatie

Chiel van Daelen vertelt verder, ‘voor het migratietraject zijn wij op zoek gegaan naar een gespecialiseerde partner met uitgebreide ervaring op het gebied van Microsoft Dynamics AX. Al snel kwamen wij uit bij SBA Business Solutions uit Waalwijk. Een pragmatische en flexibele organisatie met een bovengemiddelde kennis op het gebied van ERP systemen’. ‘De gezamenlijke ambitie is groot’, aldus Chiel. ‘We zijn overeengekomen om het hele Dynamics AX systeem binnen een half jaar up and running te hebben. Voor een dergelijk traject staat normaal een implementatietijd van minimaal één tot anderhalf jaar. Daarom hebben we bewust voor een alternatief migratietraject gekozen op basis van de agile scrum methodiek. Een werkwijze die wij bij TrustLube al geruime tijd succesvol toepassen tijdens het ontwikkeltraject van onze innovatieve smeeroplossingen. Ook bij de migratie naar Microsoft Dynamics AX werken verschillende specialisten in multidisciplinaire teams samen. Tijdens intensieve kennissessies, onder begeleiding van meerdere SBA consultans, bepalen we gezamenlijk de functionaliteiten van diverse modules. Deze worden vervolgens efficiënt geïmplementeerd door de Dynamics specialisten van SBA Business Solutions. Klaar om tijdens een volgende sessie getest en geëvalueerd te worden. Een co-creatie methodiek die perfect past bij de denk- en werkwijze van TrustLube als innovatieve engineerings organisatie’.